Consejo Internacional de Archivos.

Código de ética profesional

Preámbulo.

  1. Un código de ética para archiveros debe establecer unas elevadas normas de conducta para la profesión archivística. Ha de servir a la vez para dar a conocer esas normas a los nuevos miembros de la profesión, para recordarles sus deberes a los archiveros experimentados y para lograr la confianza pública en la profesión.
  2. El término “archivero”, tal corno se utiliza en este código, abarca a todos aquellos que tienen que ver con el control, cuidado, custodia, conservación y administración de los documentos.
  3. Los archivos y las instituciones de las que éstos dependen deben ser alentados a adoptar políticas y prácticas que faciliten la aplicación de este código.
  4. Este código pretende proporcionar un marco ético que sirva de guía a los miembros de la profesión, más que aportar soluciones específicas a problemas concretos.
  5. Todos los principios van acompañados de un comentario; el conjunto de principios y comentarios constituye el Código de Ética.
  6. El código depende de la buena disposición de las instituciones archivísticas y de las asociaciones profesionales para ponerlo en práctica. Aquélla puede concretarse en un esfuerzo formativo y en el establecimiento de los mecanismos adecuados para procurar orientación en casos de duda, para investigar conductas poco éticas, y, de considerarse oportuno, para aplicar sanciones.

Código de ética.

1. Los archiveros protegerán la integridad de los documentos, garantizando así que puedan seguir constituyendo un testimonio fiable del pasado.

[1] El deber primordial de los archiveros es mantener la integridad de los documentos que están bajo su cuidado y custodia. En el cumplimiento de este deber han de considerar los derechos e intereses legítimos aunque a veces puedan estar en conflicto de sus propios patronos, de los propietarios, de las personas mencionadas en los documentos y de los usuarios, pasados, presentes y futuros. La objetividad e imparcialidad de los archiveros es la medida de su profesionalidad. Deberán resistirse a cualquier tipo de presión para manipular los testimonios con vistas a ocultar o distorsionar los hechos.

2. Los archiveros valorarán, seleccionarán y mantendrán los documentos en su contexto histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia y preservando y poniendo de manifiesto las relaciones originales entre aquéllos.

[2] Los archiveros actuarán de acuerdo con los principios y las prácticas de aceptación general. Llevarán a cabo sus cometidos y funciones de acuerdo con los principios archivísticos en lo que se refiere a la producción, conservación y determinación del destino final de los documentos activos y semiactivos, incluyendo los documentos electrónicos y multimedia , la selección y adquisición de documentos para su custodia por el archivo, la salvaguarda, la preservación y conservación de los documentos bajo su cuidado, y la organización, descripción, publicación y puesta en uso de esos documentos. Valorarán la documentación de forma imparcial, basando su juicio en un completo conocimiento de las exigencias administrativas y las políticas de adquisición de sus instituciones. Organizarán y describirán los documentos de conservación permanente de acuerdo con los principios archivísticos (a saber el principio de procedencia y el principio de la organización original) y con las normas aceptadas, lo más rápidamente que lo permitan sus recursos. Adquirirán los documentos de acuerdo con los objetivos y recursos de sus instituciones. No intentarán conseguir ni aceptarán nuevos ingresos cuando ello pueda comprometer la integridad o la seguridad de los documentos, sino que cooperarán para lograr que los mismos se conserven en el archivo más adecuado. Contribuirán al retorno a su país de origen de los documentos públicos incautados en tiempo de guerra u ocupación.

3. Los archiveros garantizarán que se mantenga la autenticidad de los documentos durante el proceso de su tratamiento, conservación y utilización.

[3] Los archiveros deben garantizar que el valor archivístico de los documentos, incluyendo los documentos electrónicos o los multimedia, no se vea perjudicado por las operaciones archivísticas de valoración, organización y descripción, de conservación y de utilización. Todo muestreo se realizará de acuerdo con métodos y criterios cuidadosamente establecidos. La sustitución de los originales por otros formatos se efectuará teniendo en cuenta el valor legal, intrínseco e informativo de los documentos. Siempre que se retiren temporalmente de un expediente documentos que no sean accesibles a la consulta, deberá informarse de ello al usuario.

4. Los archiveros asegurarán permanentemente la accesibilidad y la inteligibilidad de los documentos.

[4] Al seleccionar los documentos que deberán conservarse o eliminarse, los archiveros tendrán como criterio prioritario el mantener el testimonio esencial de la actividad de la persona o institución que los produjo y acumuló; a la vez que tendrán también en cuenta los cambiantes intereses de la investigación. Los archiveros serán conscientes de que la adquisición de documentos de origen dudoso, por muy interesantes que puedan ser, puede favorecer un comercio ilegal. Cooperarán con sus colegas y con los órganos encargados de velar por el cumplimiento de la ley en la persecución y captura de las personas sospechosas del robo de documentos.

5. Los archiveros dejarán constancia documentada para justificar sus acciones en relación con los documentos

[5] Los archiveros deben abogar por un adecuado tratamiento de los documentos a lo largo de su ciclo vital y colaborar con los productores de los mismos en la solución de los problemas que plantean los nuevos soportes y las nuevas prácticas de gestión de la información. Deben interesarse no sólo por recoger la documentación que ya existe, sino también cooperar para que los sistemas de información y archivo electrónicos incorporen desde el comienzo los procedimientos apropiados para preservar los documentos que tengan valor. Los archiveros, en su trato con los servicios que transfieren o con los propietarios de los documentos, deben tratar de encontrar soluciones justas, siempre que sea posible, y tras haber considerado cuidadosamente los elementos siguientes: autoridad para transferir, donar o vender, acuerdos y beneficios de tipo económico, planes de tratamiento de los documentos, derechos de autor y condiciones de acceso. Los archiveros deben mantener un registro permanente que documente los ingresos, la conservación y todo el trabajo archivístico que se realice.

6. Los archiveros promoverán el acceso más amplio posible a los archivos y proporcionarán un servicio imparcial a todos los usuarios.

[6] Los archiveros deben elaborar instrumentos de descripción, generales o especificas según resulte apropiado, de todos los documentos bajo su custodia. Deben ofrecer consejo imparcial a todo el inundo y emplear los recursos disponibles para proporcionar una gama de servicios equilibrada. Los archiveros deben mostrarse contrarios a cualquier restricción en el acceso o uso de los documentos que sea inmotivada sin embargo pueden sugerir o aceptar como condición para el ingreso unas restricciones claramente definidas y de una duración limitada, Deben observar fielmente y aplicar de forma imparcial cualquier acuerdo suscrito en el momento de la adquisición pero en interés de la liberalización del acceso a los documentos deben renegociar las condiciones cuando las circunstancias cambian. Los archiveros deben responder cortésmente y con espíritu de servicio a todas las consultas razonables en relación con sus fondos y fomentar al máximo la utilización de los mismos teniendo presentes la política de sus instituciones la preservación de los fondos las consideraciones legales los derechos individuales y los acuerdos con los donantes. Deben motivar las restricciones a los potenciales usuarios y aplicarlas con equidad.

7. Los archiveros respetarán tanto el acceso como la privacidad, actuando dentro de los límites impuestos por la legislación vigente.

[7] Los archiveros deben velar por la protección de la privacidad de las personas físicas y jurídicas así como la segundad nacional todo ello sin destruir Informacion especialmente en el caso de los documentos electrónicos donde es practica habitual borrar o actualizar los datos. Deben respetar el derecho a la intimidad de los individuos que produjeron o son mencionados en los documentos particularmente en el caso de quienes no hayan sido consultados en lo referente a la utilización o el destino final de los documentos.

8. Los archiveros utilizarán la confianza depositada en ellos en interés de todos y evitarán hacer un uso de su posición para beneficiarse ellos mismos, o a otros, de modo injusto.

[8] Los archiveros deben abstenerse de toda actividad que pueda perjudicar a su integridad, objetividad e imparcialidad profesional. No deben beneficiarse económicamente o de cualquier otro modo en detrimento de sus instituciones, de los usuarios o de sus colegas. Los archiveros no deben coleccionar documentos originales en su parcela de jurisdicción ni participar en ningún comercio de documentos. Deben abstenerse de cualquier actividad que pueda dar la impresión de un conflicto de intereses a los ojos de la gente. Los archiveros pueden hacer uso de los fondos de su institución para su investigación personal o con fines de publicación, con tal de que ese trabajo lo realicen en las mismas condiciones que las impuestas al resto de los usuarios. No deben revelar o utilizarla información obtenida a partir de su trabajo con fondos de acceso restringido. Pueden criticar y comentar otros trabajos realizados en sus parcelas de investigación, incluyendo los trabajos basados en documentos que están bajo su propia custodia. No deben consentir que personas ajenas a la profesión se inmiscuyan en sus prácticas y obligaciones. No deben permitir que su investigación personal o sus publicaciones interfieran con las funciones profesionales o administrativas que tienen encomendadas. En lo que se refiere a la utilización de los fondos de sus instituciones, los archiveros no harán uso de su conocimiento de los descubrimientos realizados por un investigador, y que aun no hayan sido publicados, sin notificarle previamente su intención de utilizarlos.

9. Los archiveros tratarán de conseguir la excelencia profesional mediante la sistemática y continuada actualización de sus conocimientos archivísticos y compartiendo los resultados de su investigación y experiencia.

[9] Los archiveros se esforzarán por desarrollar su conocimiento y experiencia profesional, para enriquecer la disciplina archivística y para asegurar que aquellos cuya formación o actividad supervisan estén en condiciones de llevar a cabo sus tareas de modo competente.

10. Los archiveros colaborarán con los miembros de su misma profesión y con los de otras profesiones para promover la conservación y uso del patrimonio documental de la Humanidad.

[10] Los archiveros deben tratar de fomentar la cooperación y evitar conflictos con sus colegas, y resolver las dificultades logrando que haya una adhesión generalizada a las normas archivistitas y a la ética profesional. Los archiveros colaborarán con los miembros de las profesiones relacionadas sobre la base del respeto y la comprensión mutuos.