Curso: Diseño de circuitos administrativos y reingeniería documental para la tramitación electrónica

Diana C. Ramos Jorge

1. Presentación

La organización del presente curso ha de enmarcarse en las actuaciones previstas para mejorar la formación de los socios y adecuarla a los nuevos perfiles profesionales.

La actual Ley de Procedimiento Administrativo (Ley 39/2015, de 1 de octubre, LPACAP) obliga a la vía electrónica para procedimentar la actividad pública. Ello no significa pasar a digital la forma de trabajar anacrónica de una administración pensada en papel. El despilfarro que supone la burocracia pública y privada llega a cotas verdaderamente monstruosas e insostenibles en la sociedad actual. Este curso pretende alinearse con la legislación y ser una herramienta útil para simplificar la tramitación electrónica, reducir cargas burocráticas y dinamizar la automatización de los procedimientos.

De todos es conocido que el trabajo administrativo reposa más en la rutina y en la tradición que en esquemas racionales y lógicos. Pretendemos introducir una metodología operativa que nos permita disponer de instrumentos y pautas capaces de resolver de forma sistemática los problemas organizativos que se dan en todos los procesos administrativos. Requerimos un enfoque trasversal entre tecnología, organización y gestión documental y archivo. Si bien, nuestra visión no compite con ninguna otra metodología o sistema de mejora de los procesos de actividad, ni con el lógico –e ineludible– proceso de “digitalización” de las organizaciones, acorde con la sociedad actual. Antes al contrario, como veremos.

  2. Objetivos 

Experimentar y compartir la metodología Administrative Process Study (APS) para analizar, identificar y proponer mejoras en los circuitos administrativos, simplificando la producción administrativa, eliminando cargas a los usuarios y agilizando los trámites internos. En todo momento seremos conscientes de que se está haciendo organización.

  1. La actividad administrativa es de naturaleza documental. Los trabajadores en su eAdministración y eBusiness deben compartir el conocimiento y las habilidades básicas para identificar sus productos y mejorar la actividad administrativa desde el rediseño de un sustrato documental y el sistema de información asociado para resolver los procesos de gestión de forma más eficiente al actual entorno digital.
  2. Capacitar tanto a gerentes y directores, productores administrativos, responsables de gestión documental y tecnología en técnicas sencillas de sistematización del trabajo administrativo, catálogo de productos y servicios, manuales de procedimiento, circuitos de tramitación, diagramación y normalización documental, y eficiencia informativa.
  3. Relacionar la reingeniería documental con la gestión electrónica, trabajando conjuntamente con técnicos de procesos e informáticos para aumentar la simplificación administrativa, la transparencia y la apertura de la actividad pública de nuestra organización

  3. Beneficio esperado para los alumnos 

Fundamentamos el curso en el aprendizaje directo y práctico para asimilar la metodología APS de rediseño y resolver problemas reales en la mejora y automatización de circuitos administrativos (action learning).

   4. Destinatarios 

Trabajadores públicos de la Administración, responsables de gestión y dirección administrativa, gerentes, secretarios de municipios, técnicos de organización y gestión, calidad y procesos, informáticos, gestores documentales y archiveros.

  5. Duración-Horario 

Horario de tarde (19:00-21:00h); días alternos: martes y jueves. Se aprovecha el fin de semana para la realización de ejercicios y supuestos prácticos.

Fechas propuestas: 22,24,29,31 mayo y 5,7,12 junio

  7. Metodología 

Fundamentamos el curso en el aprendizaje directo y práctico para asimilar la metodología APS de rediseño y resolver problemas reales en la mejora y automatización de circuitos administrativos (action learning). La interacción con el alumnado ha de ser directa, para que se perciba la transmisión de conocimientos y pueda coparticipar en su aprendizaje. Se pretende capacitar al alumnado con su propia acción y reflexión sobre los resultados, aportando soluciones e incentivando su exploración para futuros proyectos profesionales.

Estructura y temporalización de la docencia:

Sesiones de docencia por Internet, con conexión en línea profesor/alumnado mediante plataforma de videoconferencia. Se presentará y se trabajará de forma secuencial la operativa metodológica de rediseño de circuitos y se resolverá de forma directa las sugerencias y cuestiones del alumnado.

Al inicio de cada sesión se repasaran conjuntamente los trabajos enviados por el alumnado, de manera que el aprendizaje se construye sobre su participación directa.

Se prevén 7 sesiones en línea, de 2 horas de duración aproximadas, más la realización y comentarios de supuestos prácticos, contabilizándose un total de 20 horas lectivas. La última sesión en línea se realizará una síntesis del curso, con resolución de supuestos y preguntas sobre contenidos y capacitación profesional en rediseño de circuitos. Se trabajará con múltiples casos prácticos reales y debates abiertos.

Se proporcionará al alumnado apuntes sobre la materia y otros recursos didácticos para soporte de la docencia y mejor aprovechamientos de los conceptos y contenidos del curso. Los materiales serán en soporte digital, y se dispondrán de forma escalonada en el repositorio online del curso que se establezca, algunos previamente a su inicio. Podemos abrir la posibilidad de que cada alumno (con un suplemento individual por su parte) consiga una copia con calidad de imprenta de los apuntes.

8. Evaluación 

Según criterios establecidos por el docente.

9. Titulación 

Certificado: 20 horas presenciales. Expedido por la Secretaría de la Asociación de Archiveros de Canarias.

Curso propuesto para su homologación por el ICAP.

10. Docente 

JOAN CARLES FAUS MASCARELL

Técnico de procesos y Archivo Administrativo del Ayuntamiento de Gandia, adscrito al área de Administración, Modernización y Gobierno Abierto.

Licenciado en Geografía e Historia y DEA en Historia Contemporánea (UV); Diploma de Postgrado en Administración Electrónica (UOC); Título de Auditor en Sistemas de Gestión para documentos según ISO 30300/30301 (UAB). Profesor del Máster de Gestión documental e información a las Empresas (UB) desde 2013 hasta 2017. Docencia en formación continua en gestión documental electrónica, reingeniería de procesos y simplificación administrativa, políticas de transparencia y gobierno abierto. Diversas publicaciones especializadas y participación en Congresos. Miembro del #Equipo3llaves de la DIPCAS y GVA para la transparencia y gobierno abierto (2016-2017); grupo de Coordinación para la Modernización y la implantación de las TIC (2008-2017) y Comisión Calificadora de Documentos Administrativos (2004-2007) en el Ayuntamiento de Gandía; Participante en el Proyecto de Comunidad de Aprendizaje en Gestión Documental de la DIVAL (2010).

 11. Programa

1.Producción administrativa y transformación digital

1.1 Orientación por procesos y Gestión de documentos: conceptos
1.2 Catálogo de productos y de servicios.
1.3 Sistematización del trabajo administrativo. Simplificación administrativa

2. Análisis y reingeniería documental de procedimientos
2.1 Metodología Administrative Process Study
2.2 Análisis sistemático de circuitos administrativos
2.3 Representación gráfica de la secuencia documental
2.4 Pautas y fases de la reingeniería. Indicadores e impacto

3. Normalización documental y análisis de la información
3.1 Estructura y normalización de documentos
3.2 Variables de Información: tratamiento individual y secuencial
3.3 Automatización y tramitación (electrónica) de procedimientos

Descarga el programa–> 2018_Curso_Circuitos

12. Inscripción

Plazas limitadas (20) con preferencia  para los socios de Asarca.

Socios de Asarca

Período: 15 de abril – 15 de mayo (ambos incluidos)

Cuotas:

Socios: 40 euros

Socios estudiantes y desempleados: 25 euros

No Socios de Asarca

Período: 01 de mayo – 15 de mayo (ambos incluidos) (**)

Cuotas:

No socios: 70 euros

Estudiantes y desempleados: 50 euros

(*) Requiere acreditación

(**) En función de disponibilidad de plazas. Se publicitará información al respecto a través de este mismo sitio web

Organizan